فور ابلاغ الادارة التعليمية للمدارس بمخصصاتها من الصيانة البسيطة تقوم بعمل الاتى:
1. يدعو مدير المدرسة إلى عقد اجتماع مع العاملين بالمدرسة لمراجعة خطة التحسين المدرسية وتحديد كيف يمكن صرف الاموال التى تلقتها بأفضل الطرق بعد الاطلاع على الاهداف العامة لخطة التحسين المدرسية.
2. يقوم المسئولين عن خطة تحسين الاداء المدرسى بوضع خطة الانفاق توضح تفاصيل صرف الاموال التى تتلقاها المدرسة (انظر نموذج 7 الذى يوضح مثال لكيفية صرف اموال الصيانة البسيطة).
3. ثم يقوموا بإدماج خطة الانفاق المدرسى فى خطة تحسين الاداء الموضوعة وفقا للجدول رقم (8).
4. يقوم مدير المدرسة بعرض خطة الانفاق على العاملين بالمدرسة وتعديلها في ضوء ملاحظاتهم
5. تقوم ادارة المدرسة بعرض خطة الانفاق على مجلس الامناء في جلسة خاصة لهذا الامر وتعديلها في ضوء ملاحظاتهم، ويعتمدها مجلس الامناء بعد عمل التعديلات النهائية.
6. يتم توثيق اجتماع مجلس الامناء المخصص لمناقشة بخطة الانفاق المدرسى فى صورة محضر للاجتماع يوقع عليه كل من مدير المدرسة ورئيس مجلس الامناء.
7. ترسل خطة الانفاق المدرسى المعتمدة إلى مدير الادارة، الذى بدوره، عند رؤية خطة الانفاق المدرسى المعتمدة، يصدر تعليمات إلى القسم المالى بإمكانية حصول المدرسة على مخصصاتها المالية من خلال ألية السلفة المؤقتة.
8. تقوم المدرسة بنشر خطة الانفاق المدرسى فى مكان عام ظاهر للعيان، وتظلل معلقة فى مكانها على مدار العام بأكمله.
9. كما تقوم المدرسة بنشر جميع النفقات التى تمت مقابل خطة الانفاق المدرسى فى نفس المكان. وتظل معلقة طوال العام الدراسى.
تعليمات عامة وهامة
1. الاموال المخصصة للصيانة البسيطة تصرف على مدار العام المالي كاملا وغير مرتبطة بفترة محددة بالسنة المالية.
2. تصرف مخصصات المدرسة على دفعات او دفعة واحدة حسب احتياج المدرسة.
3. الحد الاقصى للسلفة المؤقتة في المرة الواحدة 6000 جنية. إذا زادت مخصصات المدرسة عن 6000 جنيه، يمكن للمدرسة الحصول على اكثر من سلفة في نفس الوقت على ان تكون لاعمال مختلفة
4. مخصصات المدرسة للعام المالي هي اموال مخصصة لهذا العام فقط ولا يجوز ترحيل ما يتبقى منة للعام المالي التالي
